Wdrożenie jak maraton, czyli jak dotrzeć do mety z nowym systemem dla HR

Project Description

Warszawa, 15.06.2016 r.

 

Wdrożenie jak maraton, czyli jak dotrzeć do mety z nowym systemem dla HR

 

Odpowiednie przygotowanie, określenie celów i rozsądne rozłożenie sił to podstawy sukcesu nie tylko w świecie biegów maratońskich, ale także każdej organizacji, która podjęła decyzję o wdrożeniu rozwiązania wspierającego zarządzanie kapitałem ludzkim. O tym, co jeszcze wspólnego ma taki projekt z biegiem długodystansowym, pisze Szymon Knobloch, dyrektor ds. konsultingu Gavdi Polska i doświadczony maratończyk.

Wybór zawodnika

Kiedy decyzja od wdrożeniu systemu IT dla HR już zapadła, nadeszła pora na wybór partnera wdrożeniowego – kogoś w rodzaju zawodnika, który stanie na linii startu i pobiegnie z zespołem klienta we wdrożeniowym maratonie. Na tym etapie łatwo ulec pokusie kierowania się wyłącznie twardymi kryteriami oceny. Certyfikaty, referencje czy inne dokumenty, nie dadzą jednak stuprocentowej wiedzy o celach, motywacjach i dotychczasowych doświadczeniach firmy konsultingowej. Tymczasem te, podobnie jak każdy długodystansowiec, swój biznesowy życiorys budują latami, a końcowy sukces osiągają także w wyniku ponoszenia porażek i wyniesionej z nich nauce.

Pobiec dobrze, czyli jak?

Każdy maratończyk stając na starcie stawia sobie za cel, aby pobiec dobrze. Aby jednak odpowiednio przygotować się do biegu, trzeba odpowiedzieć sobie na pytanie,  co „dobrze” oznacza w naszym przypadku. Czy na pewno w grę w chodzi rekord świata? A może wystarczy rekord krajowy?  Podobnie jest w przypadku wdrożeń rozwiązań IT. Aby wdrożenie systemu wspierającego obszar HR nie przypominało biegu z przeszkodami należy, podobnie jak przy starcie w maratonie, wyznaczyć realny horyzont czasowy i określić, co uznamy za sukces projektu. Tylko takie podejście pozwoli nie ulec pokusie wyboru dostawcy, który przyciągnie nas obietnicami zrealizowania projektu szybko, tanio i najlepiej, a ostatecznie okaże się zaledwie „mistrzem pierwszego zakrętu”.

Start i pierwsze kilometry

W projekcie wdrożeniowym, podobnie jak w maratonie, trzeba mieć plan na każdy kolejny kilometr. Dlatego już w pierwszych dniach trwania projektu można łatwo zweryfikować czy wybraliśmy właściwego partnera. To wtedy, podobnie jak podczas pierwszych kilometrów biegu, współpraca powinna nabrać rytmu. Wówczas także zaczyna się liczyć realne doświadczenie, a nie wcześniejsze deklaracje.

Półmetek, czyli solidna koncepcja

W maratonie dystans pomiędzy 5. a 21. kilometrem to kluczowa, choć na pierwszy rzut oka łatwa faza biegu.  Zawodnicy pozornie są wtedy jeszcze w pełni sił, co łatwo może prowadzić do przecenienia własnych możliwości i poważnego kryzysu lub przedwczesnego zakończenia biegu – wiele potencjalnych rekordów świata i „życiówek” wyglądało obiecująco na 21. kilometrze. Podobnie, wiele niezrealizowanych koncepcji wdrożeniowych zakładało interesujące rozwiązania, nie biorąc jednak pod uwagę potencjalnych zagrożeń. Dlatego, podstawą sukcesu jest nie tylko dobra koncepcja, ale także taka, zakładająca zachowanie sił na drugą część wdrożeniowego maratonu.

Split negatywny

Wiele osób zapytanych o to, jak pobiec maraton, odpowie, że należy pobiec równo obie połowy. Tymczasem, zarówno w biegu długodystansowym, jak i w projekcie wdrożeniowym, powinno się zastosować tzw. negatywny split, czyli przyspieszyć w drugiej części dystansu. To strategia trudna zarówno dla biegaczy, jak i firm konsultingowych. Mogą ją zrealizować tylko ci, którzy stworzyli dobrą koncepcję w pierwszej części projektu wdrożenia i rozsądnie rozłożyli siły, znając swoje możliwości oraz potencjalne zagrożenia.

30 – sty kilometr, czyli maratońska ściana

Wielu twierdzi, że to właśnie  na 30. kilometrze zaczyna się prawdziwy maraton (w przypadku projektów wdrożeniowych takim trzydziestym kilometrem jest etap migracji danych do nowego systemu HR, realizacja tysięcy scenariuszy testowych – a to wszystko pod presją czasu. W tym miejscu wielu długodystansowców dochodzi do kresu swoich możliwości, traci tempo i nie może przełamać swoich fizycznych ograniczeń. Ta tzw. „maratońska ściana”, to jednak mit, będący często usprawiedliwieniem dla niewłaściwego przygotowania. Taka „ściana”, rozumiana jako obiektywne trudności, nie istnieje też  przy projektach wdrożeniowych. Jeśli podczas pracy zespół projektowy dociera do takiego momentu, oznacza, to, że w pierwszej części wdrożeniowego dystansu został popełniony poważny błąd.

Maratoński finisz i regeneracja

Finisz to czas zbierania owoców po długodystansowym wysiłku. O ile w przypadku maratonu taką nagrodą jest pojawienie się na mecie, w przypadku wdrożenia takim finiszem jest start produkcyjny systemu, któremu towarzyszy poczucie biznesowego triumfu i dobrze wykonanej pracy. Warto jednak pamiętać, że tak jak organizm po wyczynowym biegu potrzebuje od 4 do 8 tygodni na regenerację, tak samo nowe rozwiązanie potrzebuje czasu, abyśmy w pełni mogli wykorzystać jego możliwości w zakresie zarządzania kapitałem ludzkim.

 

O autorze: Szymon Knobloch – Członek Zarządu, Dyrektor ds. Konsultingu Gavdi Polska S.A. – doświadczony konsultant w obszarze zarządzania kadrami. W swojej karierze zawodowej był odpowiedzialny za realizację ponad 40 wdrożeń systemu SAP HCM. Prywatnie – maratończyk, który ma na swoim koncie ponad 30 ukończonych biegów na dystansie 42 km, a jego życiowy wynik to 2:33:42 .

Podziel się informacją o wydarzeniu ze swoimi znajomymi!

Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedInEmail this to someone

Back to Top