Mondial Assistance

Project Description

Zarządzanie celami i kompetencjami pracowników w chmurze. Wdrożenie SAP SuccessFactors w Mondial Assistance

Mondial Assistance jest wiodącym dostawcą usług assistance oraz ubezpieczeń turystycznych w Polsce i na świecie. Grupa zatrudnia globalnie 12 171 pracowników, mówiących w 40 językach. Pracują oni w 28 Centrach Operacyjnych w 34 krajach, na 5 kontynentach. W Polsce firma zatrudnia około 200 pracowników. Aby usprawnić kluczowy dla organizacji proces zarządzania celami pracowników oraz oceny ich kompetencji, Mondial Assistance jako pierwsza firma w Polsce, zdecydowała się na lokalne wdrożenie dostępnego w chmurze rozwiązania SAP SuccessFactors.

Intuicyjne i łatwe w obsłudze narzędzie pozwoliło zelektronizować i usprawnić proces wyznaczania celów pracownikom, oceny ich realizacji oraz wymaganych kompetencji. Polski oddział od dawna przykłada dużą wagę do stawiania pracownikom precyzyjnych oczekiwań kompetencyjnych oraz sprawnego zarządzania przez cele. Jest to element kultury organizacyjnej firmy, a sprawnie prowadzony proces jest jednym z elementów umożliwiających realizację celów strategicznych i budowę przewagi konkurencyjnej.

Kierunek: uproszczenie i elektronizacja

Systemy zarządzania wynikami pracy pełnią w Mondial Assistance ważną rolę w organizacji pracy oraz budowie konkurencyjnej firmy z świetnie wyszkolonymi pracownikami o wysokich kompetencjach. Z tych powodów Mondial Assistance przykłada dużą wagę do precyzyjnego formułowania oczekiwań wobec pracowników oraz do oceny ich kompetencji, a także budowania planów rozwoju.

Do tej pory cały ten proces przeprowadzany był przy użyciu plików Excela oraz papierowych dokumentów. Ze względu na jego duże znaczenie w działalności Mondial Assistance, firma zaczęła poszukiwać nowoczesnego rozwiązania, które pozwoliłoby go uprościć, a jednocześnie byłoby przyjazne i intuicyjne dla korzystających z niego pracowników i menedżerów. Naszym celem jest upewnienie się, że pracownicy wiedzą, jakie mamy wobec nich oczekiwania i że będą potrafili je zrealizować. Tylko znając dokładnie swoje cele mogą skutecznie wykonać powierzone im zadania. Menedżerowie potrzebują z kolei narzędzia umożliwiającego definiowanie celów i ocenę kompetencji zgodnie z kierunkiem rozwoju naszego biznesu. Tylko takie kompleksowe podejście pozwala budować przewagę konkurencyjną i odnosić sukcesy na rynku. – mówi Kamil Elkader, Dyrektor HR w Mondial Assistance. Uznaliśmy, że proces, który jest dla nas tak ważny i któremu poświęcamy tak wiele uwagi, zasługuje na nowoczesne i innowacyjne narzędzie. – dodaje.

Chmura dla pracowników i menedżerów

Mondial Assistance zdecydował się na wdrożenie dostępnego w chmurze rozwiązania SAP SuccessFactors do zarządzania celami premiowymi i ocenami kompetencyjnymi w organizacji. Realizacja projektu została powierzona konsultantom firmy Gavdi Polska S.A. Z oprogramowania korzystają wszyscy menedżerowie i pracownicy firmy – łącznie około 200 osób. Każdy z nich ma dostęp do aplikacji w chmurze z poziomu przeglądarki internetowej za pomocą unikalnego hasła. Dzięki intuicyjnemu w obsłudze portalowi menedżerowie mogą w prosty sposób zaplanować w systemie cele wskaźnikowe, zadaniowe oraz rozwojowe dla podległych im pracowników. Proces oceny odbywa się co roku i przebiega dwuetapowo.

W pierwszym kwartale menedżerowie rozliczają realizację celów za rok poprzedni i oceniają kompetencje pracowników. Następnie określają dla nich cele na rok bieżący. W przypadku celów wskaźnikowych mogą dokonać wyboru ze wcześniej zdefiniowanej listy dostępnej w systemie. W procesie określania celów rozwojowych, przełożony może ustalić zadania, które przyczynią się do wzrostu zdefiniowanych kompetencji oraz powiązać je z dostępną w systemie ofertą szkoleń. Wybrane przez menedżera cele w formie specjalnego formularza są następnie przesyłane pracownikowi, co daje mu możliwość skomentowania dokumentu, zaproponowania zmian bądź jego akceptacji. Zatwierdzony w sposób elektroniczny formularz wraca do menadżera i stanowi podstawę dla działań i rozwoju pracownika przez kolejny rok. W każdej chwili jest także dostępny do wglądu w systemie dla obu stron procesu.

Na przełomie drugiego i trzeciego kwartału roku odbywa się z kolei przegląd śródroczny, który umożliwia sprawdzenie statusu realizacji celów, ich przeformułowania lub zmiany, jeśli zachodzi taka potrzeba, a także określenie, jakie działania należy podjąć, aby zabezpieczyć ich realizację. Na tym etapie możliwe jest także dokonanie zmian w formularzu systemowym. Po zaakceptowaniu przez obie strony – pracownika i menedżera, ewentualnych modyfikacji, dokument ponownie zostaje „zamrożony” i czeka na swoje ostateczne podsumowanie w pierwszym kwartale następnego roku, kiedy to następuje ocena realizacji celów oraz kompetencji pracownika.

W pierwszym etapie ewaluacji rocznej system umożliwia pracownikowi dokonanie samooceny. Wypełniony formularz w formie elektronicznej zostaje przesłany do menedżera, który zapoznaje się z wnioskami podwładnego, a następnie po rozmowie z pracownikiem dokonuje własnej oceny. Wówczas odbywa się ocena realizacji zdefiniowanych na początku poprzedniego roku celów wskaźnikowych, zadaniowych i rozwojowych. Elektroniczny dokument przesyłany jest następnie w systemie do akceptacji pracownika, który ma możliwość jego podpisania lub odrzucenia ze stosownym komentarzem. Ostatnim krokiem procesu obsługiwanego przez wdrożone rozwiązanie jest ostateczna akceptacja dokumentu przez przełożonego. Wszystko to dzieje się za pośrednictwem prostej w obsłudze aplikacji dostępnej w chmurze, z poziomu przeglądarki internetowej. Na podstawie wygenerowanego w systemie rozliczenia celów rocznych, naliczana oraz wypłacana jest z kolei adekwatna premia. Aplikacja pozwala menedżerom również na tworzenie raportów podsumowujących wyniki oceny.

W ramach projektu uruchomiony został także moduł struktury organizacyjnej. W ten sposób dzięki wdrożonej aplikacji menedżerowie mają wgląd do wizualizacji przedstawiających strukturę ich zespołu.

SaaS = szybciej i taniej

Realizacja projektu rozpoczęła się 13 stycznia b.r. Prowadzone przez konsultantów firmy Gavdi Polska S.A. prace wdrożeniowe trwały nieco ponad dwa miesiące i zakończyły się 23 marca b.r. W trakcie projektu rozwiązanie SuccessFactors zostało zasilone danymi pracowników Mondial Assistance – konieczne było zaimportowanie do nowego rozwiązania informacji na temat pracowników, struktury organizacyjnej oraz profili kompetencyjnych stanowisk. Wybór rozwiązania w chmurze, czyli dostępnego w modelu SaaS (Software as a Service – Oprogramowanie jako usługa) spowodował, że wdrożenie było znacznie łatwiejsze i przebiegło zdecydowanie szybciej niż implementacja rozwiązań tradycyjnych, tzw. on premise. Wyeliminowane zostały czynności i koszty związane z zakupem, instalacją i konfiguracją infrastruktury, a zespół wdrożeniowy mógł skoncentrować się na dopasowaniu funkcjonalności aplikacji do wymagań Mondial Assistance.

Jedną z tych potrzeb było wyróżnienie w systemie czterech grup premiowych i dopasowanie do nich pracowników w zależności od rodzaju pracy, jaką wykonują. Podział ten miał się z kolei przełożyć na rodzaj stawianych im celów i pozwolić na stworzenie formularzy z odpowiednią strukturą celów wskaźnikowych i zadaniowych dla każdej z grup. Wybrany przez nas system musiał być na tyle elastyczny, aby poradził sobie z potrzebą dokładnego definiowania oczekiwań kompetencyjnych dla różnych typów stanowisk oraz różnego rodzaju celów powiązanych z grupami premiowymi. Tym potrzebom w łatwy sposób sprostało rozwiązanie SuccessFactors. Wybór aplikacji w chmurze nie tylko pozwolił nam uniknąć kosztów związanych z inwestycją w infrastrukturę, ale także umożliwił przeprowadzenie wdrożenia szybko i z uwzględnieniem naszych specyficznych potrzeb. – dodaje Kamil Elkader.

Dopasowania do oczekiwań organizacji wymagały także narzędzia służące do raportowania. Oprócz zestawień zapewnionych w standardowej wersji aplikacji, zdefiniowane zostały raporty ad hoc, odpowiadające specyficznym wymogom Mondial Assistance. Na uwagę zasługuje przede wszystkim krótki czas trwania projektu. Rozwiązanie było gotowe do startu już w niecałe trzy miesiące po rozpoczęciu prac, co byłoby niemożliwe do osiągnięcia w przypadku wdrożenia, tradycyjnych, „niechmurowych” rozwiązań. Nie bez znaczenia jest także zdecydowanie niższy koszt realizacji projektu. – mówi Teresa Olszewska, Prezes Zarządu Gavdi Polska S.A. Nie ma wątpliwości, że aplikacje dla HR w modelu chmury rozpoczynają całkowicie nową erę w obszarze informatycznego wsparcia procesów zarządzania kapitałem ludzkim w organizacjach.

Intuicyjne narzędzie, sprawne zarządzanie

Dzięki rozwiązaniu SuccessFactors w ręce wszystkich pracowników i menedżerów Mondial Assistance oddane zostało nowoczesne i przyjazne w użyciu narzędzie, które pozwala na sprawne zarządzanie celami pracowników i ich kompetencjami. Za jego pomocą przełożeni mają możliwość planowania rozwoju swoich podwładnych oraz łatwego wyznaczania im celów zgodnych z kierunkiem działalności biznesowej organizacji. Pracownicy z kolei doskonale znają swoje cele, mogą skoncentrować się na ich realizacji w codziennej pracy i wiedzą, jakie działania mają do dyspozycji, aby rozwijać pożądane przez pracodawcę kompetencje. Tak zorganizowany system zarządzania celami i ocenami kompetencyjnymi pozwala Mondial Assistance skuteczniej realizować cele biznesowe i utrzymywać pozycję lidera na konkurencyjnym rynku. Jedną z kluczowych zalet wdrożonego rozwiązania jest jego intuicyjność i dostępność. Dzięki temu wszyscy pracownicy i ich menedżerowie mogą w prosty sposób realizować proces, który wcześniej wymagał generowania znacznych ilości papierowych dokumentów czy arkuszy kalkulacyjnych – mówi Kamil Elkader

Podziel się informacją o wydarzeniu ze swoimi znajomymi!

Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedInEmail this to someone

Back to Top