Jak podnieść efektywność procesów HR w trzech krokach?

Project Description

Warszawa, 05.09.2016 r.

Jak podnieść efektywność procesów HR w trzech krokach?

Według badania firmy Deloitte „Trendy HR 2015. Nowy świat pracy” sześć na dziesięć spółek planuje w ciągu najbliższych 12 – 18 miesięcy zwiększyć nakłady na funkcjonowanie działów HR[1]. Kadra kierownicza dostrzega zatem potrzebę inwestycji w obszar zarządzania kapitałem ludzkim, co przekłada się także na zwiększone zainteresowanie firm technologiami i narzędziami HR. Tego typu podejście, oprócz generowania realnych oszczędności, podnosi także efektywność oraz skuteczność procesów zarządzania kadrami.

 

Przed działami HR pojawia się coraz więcej wyzwań, z których najważniejszym jest  ścisła integracja działań z celami biznesowymi firmy. Z raportu opublikowanego przez Deloitte wynika, że na liście priorytetów w obszarze HR najwyżej uplasowały się wyzwania związane z kulturą organizacyjną i zaangażowaniem, przywództwem oraz szkoleniami rozwojem pracowników. Priorytetami wskazywanymi przez działy personalne są także transformacja funkcji HR, zarządzanie efektywnością, analityka oraz uproszczenie pracy. Działy HR znalazły się więc w obliczu zmian, które mają od nowa zdefiniować ich rolę w organizacji i których przeprowadzenie nie będzie możliwe bez cyfryzacji procesów kadrowych.

Transformacja spod znaku cyfryzacji

Zrozumienie znaczenia i możliwości cyfryzacji procesów HR to pierwszy krok w transformacji funkcji HR. Wdrożenie intuicyjnych i atrakcyjnych wizualnie rozwiązań IT, nie tylko ułatwia i systematyzuje pracę, ale także pozytywnie wpływa na wizerunek pracodawcy i przyczynia się do wzrostu zaangażowania pracowników. Nowoczesne systemy HR wspierają również menadżerów, dając im nowe narzędzia do zarządzania zespołem i budowania pozycji lidera adresując tym samym potrzebę pracy nad przywództwem.

Według danych pochodzących z raportu Deloitte, aż 89 proc. przedstawicieli kadry zarządzającej niedawno zmieniło proces zarządzania efektywnością lub planuje to zrobić w ciągu najbliższych osiemnastu miesięcy. Narzędzia IT nowej generacji pozwalają organizacjom odpowiedzieć na to wyzwanie, umożliwiając wielowymiarowe zarządzanie wynikami pracy nie tylko poprzez okresowe wyznaczanie i rozliczanie zadań i celów, ale również bieżącą interakcję – tzw. constant feedback – udzielany nie tylko przez kadrę zarządzającą, ale także przez współpracowników, na przykład w ramach pracy grupowej.

Nowoczesne rozwiązania HR, nie tylko odpowiadają na podstawowe wyzwania działów personalnych, ale mogą być także czynnikiem inspirującym do rozwoju i stosowania nowych rozwiązań. Systemy chmurowe, oparte o najnowsze trendy w obszarze zarządzania kapitałem ludzkim, oferują często funkcje, o których wielu specjalistów HR nie pomyślałoby w kategoriach najpilniejszych potrzeb – na przykład możliwość odnotowania obecności na szkoleniu poprzez zbliżenie smartfona uczestnika do smartfona prowadzącego. W ten sposób rozwiązanie IT staje się źródłem innowacji w obszarze HR, przyspieszając proces cyfrowej transformacji.

Nowoczesne systemy, przy zaangażowaniu kadry zarządzającej oraz pracowników, pozwalają na usystematyzowanie pracy i uproszczenie wielu procesów. Zwiększenie wydatków na wyposażenie firmy w najnowsze technologie musi iść jednak w parze z restrukturyzacją procesów zarządzania kapitałem ludzkim. Jak zatem podnieść efektywność działu HR?

Krok 1 – Zdigitalizuj administrację

Pierwszym krokiem powinno być zadbanie o to, aby czynności administracyjno-kadrowe odbywały się w sposób cyfrowy i zautomatyzowany. Nowoczesne rozwiązania IT pozwalają zdigitalizować realizację procesów takich jak obieg wniosków urlopowych, przekazywanie pracownikowi pasków płacowych, formularzy RMUA, czy corocznych deklaracji podatkowych. Dokumenty są generowanie automatycznie w systemie, a następnie przekazywane pracownikom drogą elektroniczną, co znacznie skraca czas realizacji całego procesu, a dzięki ograniczeniu wydruku dokumentów, przynosi także wymierne oszczędności. Narzędziem upraszczającym codzienną pracę działów HR jest także elektroniczna teczka osobowa, która umożliwia przechowywanie elektronicznych kopii wszystkich dokumentów zawartych w teczce osobowej pracownika w formie skanów ich oryginalnych wersji w powiązaniu z zapisami zdarzeń kadrowych w systemie. Dzięki temu, specjaliści HR mają łatwy dostęp do kluczowych informacji niezbędnych w pracy administracyjnej, bez konieczności wertowania teczek znajdujących się w papierowym archiwum. Podstawą cyfryzacji procesów HR jest również wdrożenie rozwiązania IT do zarządzania czasem pracy, które umożliwia łatwiejsze planowanie, kontrolę i rozliczanie czasu pracy każdego zatrudnionego w organizacji i eliminuje ryzyko popełnienia merytorycznego błędu.

Krok 2 – Zadbaj o menedżerów

Kluczem do transformacji procesów HR jest zadbanie o kadrę menedżerską – to oni ze swoimi zespołami codziennie pracują na wynik firmy. Menedżerowie potrzebują kompetencji w obszarze zarządzania ludźmi oraz narzędzi. Aby skutecznie prowadzić biznes menedżerowie i pracownicy potrzebują prostych, nowoczesnych narzędzi do obsługi bieżącej komunikacji dotyczącej zadań, celów, rozwoju, udzielania feedbacku, czy dzielenia się wiedzą. W realizacji tego typu procesów (tzw. miękkiego HR) i analityki z nim związanej  sprawdza na przykład SAP SuccessFactors. Dzięki funkcjonalnościom tego systemu można np. monitorować i rozwijać kompetencje, wyznaczać cele/zadania, realizować szkolenia itp. – a wszystko za pomocą prostego w obsłudze i przyjaznego wizualnie rozwiązania, dostępnego także w formie aplikacji mobilnej. Komunikację w organizacji usprawni także firmowy serwis społecznościowy, który pozwoli wszystkim pracownikom na utrzymywanie stałego kontaktu z pozostałymi członkami zespołu, niezależnie od miejsca i czasu pracy, dzielenie się wiedzą czy grupową pracę nad przydzielonymi projektami.

Krok 3 – Analizuje dane  

Trzecim krokiem na drodze do zwiększenia efektywności  procesów zarządzania kapitałem ludzkim jest analiza danych dotyczących pracowników. Nowej generacji narzędzia dla HR pozwalają na bieżącą obserwację ich aktywności, stopnia i sposobu realizacji zadań, wydajności czy wreszcie rozwoju – wszystko to, w formie przystępnych i łatwych w interpretacji wykresów i dashboardów. Takie dane mogą z kolei być wykorzystywane nie tylko na potrzeby operacyjnego raportowania, ale także w wymiarze strategicznym na przykład do planowania poziomu zatrudnienia w długofalowej perspektywie, powiązania danych HR z wynikami biznesowymi czy prognozowania wydajności pracowników.

Przed działami personalnymi wiele nowych zadań, które od nowa zdefiniują funkcję HR w organizacji. Nieodłącznym elementem tej transformacji jest cyfryzacja obszaru zarządzania kapitałem ludzkim, u podstaw której powinna leżeć restrukturyzacja procesów kadrowych. Digitalizacja, automatyzacja, podniesienie jakości komunikacji i umiejętne wykorzystanie danych o pracownikach to kamienie milowe w kreowaniu tej nowej roli.

 

Autor: Teresa Olszewska – Prezes Zarządu Gavdi Polska S.A., firmy dostarczającej usługi związane z rozwiązaniem SAP HR i SAP SuccessFactors. Ekspert w dziedzinie rozwiązań dla zarządzania kadrami.

[1] Raportu Deloitte „Trendy HR 2015. Nowy świat pracy”

 

Podziel się informacją o wydarzeniu ze swoimi znajomymi!

Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedInEmail this to someone

Back to Top