eDokumenty, czyli co się zmieniło od stycznia w obszarze elektronizacji dokumentów kadrowo-płacowych

Project Description

Od początku roku przedsiębiorcy mogą przechowywać dokumenty kadrowo-płacowe w formie elektronicznej przez 10, a nie jak dotychczas 50 lat. Zmiana ta w realny sposób wpływa na oszczędności, bezpieczeństwo danych osobowych czy optymalizację procesów kadrowo-płacowych w firmie. Co się zmieniło w obszarze elektronizacji dokumentów kadrowo-płacowych od stycznia 2019 roku?

  1. Nie każdy dokument musi być tworzony w formie cyfrowej

Zgodnie z nową ustawą umowa o pracę czy jej wypowiedzenie powinny być nadal sporządzane na papierze, a następnie jedynie przechowywane w formie elektronicznej. Co więcej, konieczność dostosowania akt pracowników do nowych przepisów dotyczy przede wszystkim osób, które są zatrudnione w firmie od 1 stycznia 2019 roku. To oznacza, że nie ma obowiązku cyfryzacji akt pracowniczych osób, które były zatrudnione w firmie wcześniej.

  1. Pełna archiwizacja akt osobowych daje największe korzyści

Chociaż ustawa nie nakłada na przedsiębiorcę obowiązku elektronizacji wszystkich dokumentów kadrowo-płacowych, tylko pełna archiwizacja akt osobowych do elektronicznych teczek – zarówno obecnych jak i byłych pracowników – przynosi największe korzyści. Dzięki temu dział HR może szybko wyszukać potrzebne informacje czy dane, uzupełnić je oraz przygotować na tej podstawie raport.

  1. Tworzenie nowych dokumentów w świetle obowiązującej ustawy

Już na etapie powstawania nowych dokumentów firma może usprawnić ten proces poprzez generowanie dokumentów od razu w formie cyfrowej z wykorzystaniem kodów kreskowych. Z pomocą przychodzą tutaj skanery rozpoznające kody kreskowe i nadające im dedykowaną nazwę, co w znacznym stopniu automatyzuje import dokumentów do odpowiedniej sekcji elektronicznej teczki.

  1. Automatyzacja procesów i samoobsługa pracownicza usprawnią pracę HRowców

Nowa ustawa daje możliwość elektronizacji obiegu dokumentów pracowniczych, dzięki czemu proces ten może być w dużym stopniu zautomatyzowany, przebiegać sprawniej, eliminując przy tym najczęściej pojawiające się błędy. Automatyzacja procesu generowania dokumentów kadrowo-płacowych na podstawie gotowych szablonów umożliwi działowi HR łatwe i szybkie przygotowanie potrzebnych zaświadczeń, zestawień czy innych wydruków, a następnie wysłanie ich do pracownika mailem lub udostępnienie ich poprzez przeglądarkę internetową w ramach samoobsługi pracowniczej.

  1. Jeden system kadrowo-płacowy daje wymierne korzyści

Oprócz weryfikacji kompletności dokumentów i otrzymywaniu powiadomień o ewentualnych brakach w kartotece pracownika czy jego dokumentach, jeden system kadrowo-płacowy daje działowi HR więcej możliwości. Pozwala on użytkownikom swobodnie przechodzić od jednego dokumentu do drugiego, nie wylogowując się przy tym z systemu, w którym pracują na co dzień. Co więcej, funkcjonujący w systemie kadrowo-płacowym mechanizm kontroli uprawnień zmniejsza ryzyko niepowołanych dostępów do dokumentów.

  1. Pełna transparentność zgodnie z RODO

Narzędzia IT, w których gromadzone są dane pracowników powinny podlegać szczególnym obostrzeniom, a działania poszczególnych osób mających dostęp do systemu powinny być rejestrowane. Z tego względu każde wyświetlenie, dodanie lub usunięcie dokumentu, wysłanie go czy zapisanie na dysku powinno być odnotowywane w systemie. Daje to możliwość ustalenia osoby odpowiedzialnej za dokonanie zmian w teczkach pracowników.

Autor: Ireneusz Hołowacz, Dyrektor ds. Produktów w Gavdi Polska, ekspert w dziedzinie rozwiązań do zarządzania kadrami

Jeżeli chcesz dowiedzieć się, jak wdrożenie eDokumentów może usprawnić procesy kadrowo-płacowe w firmie, zapisz się na bezpłatne konsultacje z ekspertem Gavdi!  Zapisz się na konsultacje

Project Details

  • Date 6. February 2019
  • Tags Artykuły

Podziel się informacją o wydarzeniu ze swoimi znajomymi!

Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedInEmail this to someone

Back to Top