Digitalizacja akt pracowniczych w PKP Cargo, czyli jak skutecznie zautomatyzować zarządzanie dokumentacją

Project Description

 

Digitalizacja akt pracowniczych w PKP Cargo, czyli jak skutecznie zautomatyzować zarządzanie dokumentacją

17,5 tys. pracowników czynnych, a w perspektywie digitalizacja około 6 milionów  dokumentów,  czyli 25 tys. teczek znajdujących się w archiwach – tak można podsumować projekt cyfryzacji akt osobowych pracowników PKP CARGO. O tym, dlaczego warto wdrożyć e-teczkę, czyli narzędzie do elektronicznej archiwizacji akt osobowych pracowników zapytaliśmy Elżbietę Zdrach, Zastępcę Dyrektora Biura Zarządzania Zasobami Ludzkimi w PKP CARGO S.A., która była pomysłodawcą i inicjatorem wdrożenia tego projektu w Spółce.

HRNews: Trzy lata temu w PKP CARGO podjęto decyzję o konieczności przeprowadzenia digitalizacji teczek osobowych pracowników. Co wpłynęło na podjęcie takiej decyzji?

Elżbieta Zdrach: Jako rozproszona terytorialnie, duża i dynamiczna organizacja stanęliśmy przed ogromnym wyzwaniem, a mianowicie: jak właściwie zarządzać i efektywnie korzystać z dokumentacji pracowniczej zatrudnionych w Spółce ludzi. PKP CARGO to dwa ośrodki centralne i 7 dużych zakładów zlokalizowanych na terenie całego kraju, łącznie kilkanaście tysięcy pracowników, a wraz z teczkami archiwalnymi – ponad 25 tysięcy teczek z aktami osobowymi. Wszystko to spowodowało, że zaczęliśmy szukać rozwiązań usprawniających i ułatwiających procesy obsługi kadrowej.

HRNews: Dlaczego zatem wybór padł na narzędzie zaproponowane przez firmę Gavdi Polska S.A.?

Elżbieta Zdrach: O tym, że dzisiaj możemy korzystać z nowoczesnego narzędzia IT pozwalającego na automatyczne i cyfrowe zarządzanie dokumentacją pracowniczą zadecydowało kilka czynników. Ważnym aspektem była łatwość obsługi modułu, funkcjonalność rozwiązania oraz integracja z systemem SAP HCM, z którego korzystamy już od lat. To były priorytety. Powodem, który  zadecydował o wyborze tej właśnie firmy były dobre doświadczenia wyniesione z wcześniejszej współpracy z Gavdi Polska oraz korzystna oferta. Znajomość firmy, jej konsultantów i sposobu pracy dawały nam poczucie bezpieczeństwa i gwarancji sukcesu całego projektu.

HRNews: Jak organizacyjnie firma przygotowywała się do wdrożenia?

Elżbieta Zdrach: Podjęliśmy cały szereg działań organizacyjnych – zbudowaliśmy skuteczny zespół wdrożeniowy, dokonaliśmy zmian w organizacji archiwów papierowych (scalenie i relokacja), opracowaliśmy infrastrukturę sieciową umożliwiającą transmisję zeskanowanych elektronicznych dokumentów z jednostek lokalnych do centralnego repozytorium, zbudowaliśmy oprogramowanie pomocnicze do masowego skanowania dokumentów znajdujących się w teczkach osobowych, kupiliśmy wydajne skanery, opracowaliśmy plan realizacji zadania i przeszkoliliśmy pracowników do skutecznej i szybkiej realizacji tego planu.

HRNews: Jak długo trwał projekt?

Elżbieta Zdrach: Projekt rozpoczął się w maju 2015 roku, a prace przygotowawcze, programistyczne i konfiguracja systemu po stronie PKP CARGO i Gavdi, testy i szkolenia przedwdrożeniowe trwały do końca października 2015. Ostatecznie – po zeskanowaniu 4 000 teczek i sprawdzeniu funkcjonalności rozwiązania projekt został z sukcesem zakończony w kwietniu 2016 roku. Obecnie e-Teczka jest sprawnie funkcjonującym systemem, w pełni zintegrowanym z systemem SAP HCM. Do maja 2018 w elektronicznym archiwum umieszczono teczki osobowe ponad 15,5 tys. pracowników, co łącznie daje ok. 2 400 000 dokumentów.

HRNews: Jakie Pani zdaniem są największe korzyści tego rozwiązania?

Elżbieta Zdrach: Dzięki elektronicznej teczce osobowej mamy skuteczny i wydajny system digitalizacji akt osobowych pracownika. Dokumenty pracowników są zabezpieczone przed przypadkowym fizycznym zniszczeniem lub zagubieniem, a uprawnione do wglądu osoby mają do nich łatwy dostęp. Wzrosła również szybkość obsługi kadrowej. Teraz, za pomocą paru kliknięć, dział personalny ma dostęp do najważniejszych informacji, dzięki czemu może pracować szybciej, sprawniej i efektywniej. To ogromna zaleta. Ponadto dzięki wdrożeniu elektronicznej teczki osobowej umożliwiliśmy naszym pracownikom wgląd do własnych dokumentów przez portal ESS oraz ewentualne zgłoszenie potrzeby aktualizacji swoich danych. To dla obu stron, zarówno pracownika jak i pracodawcy, duża korzyść i ułatwienie.

 

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej – przejdź do strony z formularzem i skontaktuj się z nami. Kliknij tutaj

Podziel się informacją o wydarzeniu ze swoimi znajomymi!

Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedInEmail this to someone

Back to Top