Cyfrowa transformacja HR, etap III – wdrożenie rozwiązania IT

Project Description

Poniższa lista powstała na bazie wieloletnich doświadczeń własnych oraz zespołu Gavdi i zawiera opis faktycznych wyzwań, z którymi przyszło nam się mierzyć w procesie wdrażania rozwiązań IT u Klientów. Podobnie jak dla poprzednich etapów cyfrowej transformacji, tj. związanych z uzasadnieniem celu biznesowego i wyboru rozwiązania IT, przedstawiam propozycje działań zmierzających do uniknięcia tych trudności. 

  1. Przypadkowe osoby w zespole klienta

To bardzo ważne, aby rolę kierownika projektu czy lidera merytorycznego zespołu projektowego pełniły osoby o właściwych kompetencjach i sprawdzonej skuteczności.

  1. Zbyt wiele osób w zespole projektowym

Za mało lub za dużo ludzi w zespole po stronie klienta to kłopot i ryzyko. Więcej niż 6 osób na spotkaniach warsztatowych powoduje najczęściej długie dyskusje, wielokrotne iteracje tych samych tematów, trudności z podejmowaniem decyzji. Aby temu zapobiec warto budować zespoły składające się z 4-5 osób, które będą umiały ‘organizować’ niezbędne wewnętrzne dyskusje i decyzje.

  1. Częste zmiany w zespole projektowym

Brak ciągłości działania, konieczność wprowadzania nowych osób to koszty po stronie zarówno dostawcy jak i klienta.

  1. Niekontrolowane zmiany założeń

Faza budowania koncepcji rozwiązania jest najważniejsza, wszystkie następne są oparte na tym, co ustali się w tej fazie, dlatego jest krytyczne, aby robić to dobrze. Ważne jest, aby konsekwentnie stosować się do metodyki projektowej, budować założenia procesów przykładając do nich najwyższą uwagę i zadbać o udział w spotkaniach osób, które mają / powinny mieć wpływ na kształt procesu.

  1. Skupianie się na problemach i wyjątkach

W każdym projekcie występują jakieś problemy / wyzwania oraz niestandardowe procesy trudne do obsłużenia w systemie. W takich sytuacjach ważne jest pragmatyczne podejście – sprawdzenie co jest celem projektu, nacisk na obsługę głównego przebiegu procesu, akceptacja uproszczeń czy też manualnej obsługi wyjątków.

  1. Decyzje biznesowe nie są podejmowane w reżimie projektowym

Szczególnie kiedy harmonogram jest napięty okazuje się, że działanie zgodnie z przyjętym harmonogram jest niezwykle trudne, ponieważ na analizę tematu i decyzję o zmianie klient ma maksymalnie kilkanaście dni, a nie każda organizacja jest zdolna do takiej dynamiki. Tutaj najważniejszą rolę ma do odegrania kierownik projektu, który eskalując ryzyko opóźnienia do Komitetu Sterującego będzie naciskać na uzyskanie decyzji, aż do jej uzyskania.

  1. Migracja danych bagatelizowana

Na sukces projektu wpływa nie tylko to, jak będzie skonfigurowany nowy system, ale również sprawne zasilenie go danymi z poprzednich systemów. Dlatego, w sprawie migracji należy przede wszystkim nominować osobę/zespół odpowiedzialny za proces migracji oraz przewidzieć w harmonogramie czas na weryfikację i poprawę danych.

  1. Pobieżne testy

Zdarza nam się obserwować sytuacje pobieżnego podejścia do realizacji testów. Generuje to większe ryzyko wystąpienia trudności podczas startu produkcyjnego. Można tego uniknąć poprzez staranne przygotowanie przypadków testowych. Faza testów jest bardzo ważna, powinna być odpowiednio długa, aby rzetelnie sprawdzić przygotowywane rozwiązanie.

  1. Brak narzędzia do zarządzania procesem testowania systemu

Obsługa przebiegu testów i bieżące monitorowanie postępu wymaga narzędzia. Bez tego kończy się na arkuszach excel krążących mailowo pomiędzy wieloma osobami, co bardzo szybko prowadzi do bałaganu, a na pewno do trudności z uzyskaniem aktualnej informacji o stanie testów. Obecnie każdy profesjonalny dostawca powinien oferować klientom narzędzia wspierające zarządzanie procesem testów, które umożliwiają kontrolę procesu.

  1. Lawina dodatkowych oczekiwań funkcjonalnych w fazie testów

To wyzwanie może być konsekwencją problemu opisanego w punkcie 2. Jeśli budowanie założeń nie odbyło się z należyta uwagą i wnikliwością, najczęściej odnosi to taki skutek, że w fazie testów, kiedy zespół klienta loguje się do systemu, aby realizować testy okazuje się, że brakuje funkcji czy opcji, które są potrzebne, a o których nie pomyślało się w fazie koncepcji.

  1. Zły dobór uczestników szkoleń

Zdarza się, że udział w szkoleniach jest zbagatelizowany – brakuje osób, które faktycznie mają pełnić te role w przyszłości, są za to osoby przypadkowe czy nie zaangażowane, skutkiem czego transfer wiedzy staje się bardzo nieefektywny. Aby szkolenia były skuteczne potrzeba je starannie zaplanować i zakomunikować podkreślając ich znaczenie i konkretne oczekiwania wobec ich uczestników.

  1. Brak organizacji wewnętrznego help desku

Problemy z logowaniem, wyjaśnianie możliwych niespójności danych, pytania o sposób działania mimo dostępnych instrukcji – tego typu zgłoszeń jest bardzo dużo w momencie startu systemu. Ważne jest, aby po stronie klienta został stworzony zespół zajmujący się ich obsługą, a informacja o sposobie komunikacji z help-deskiem powszechnie zakomunikowana.

Efekt Etapu III

  • Procesy biznesowe klienta wpierane przez nowe rozwiązanie zgodnie z celami biznesowymi projektu

Na koniec chciałabym podkreślić dwa ważne aspekty transformacji HR. Dzisiejsze projekty HR czy to w ‘twardym’, czy ‘miękkim’ obszarze dotykają każdego lub prawie każdego pracownika. Duży zasięg generuje równie duże ryzyko. Stąd też waga aspektu odważnych i mądrych liderów, którzy obsłużą zarówno skalę jak i ryzyka projektowe. Natomiast projekt wdrożenia narzędzi technologicznych w HR to nie jest wdrożenie kolejnego systemu, to jest przedsięwzięcie bezpośrednio powiązane z budowaniem relacji z pracownikami, przywództwem, zmianą kultury organizacyjnej. Wymaga więc większej uwagi najwyższego kierownictwa firmy.

A jak poznamy, że transformacja się udała? Moim zdaniem wyznacznikiem sukcesu będzie moment, kiedy HR w firmie przestanie być ‘funkcją wsparcia’ a stanie się siłą napędową dla biznesu. Dostępność i wykorzystanie danych, zarówno przez mechanizmy sztucznej inteligencji oraz jako baza świadomych decyzji biznesowych – to jest przyszłość HR.

Teresa Olszewska, Prezes Zarządu Gavdi Polska. 

Podziel się informacją o wydarzeniu ze swoimi znajomymi!

Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedInEmail this to someone

Back to Top