Cyfrowa transformacja HR – etap II – wybór rozwiązania IT

Project Description

Jako przedstawiciel firmy IT dostarczającej rozwiązania do zarządzania kapitałem ludzkim mam wieloletnie doświadczenie uczestnictwa w tym etapie procesu. Z tej perspektywy mogę powiedzieć o największych wyzwaniach i trudnościach, które mogą skutkować wyborem niedopasowanego rozwiązania, problemami na etapie wdrożenia czy też – w pierwszej kolejności – przedłużającym się procesem wyboru (tygodnie, miesiące a czasem lata).  O pierwszym etapie związanym z uzasadnieniem celu biznesowego i zakresu wdrożenia pisałam tutaj.

Poniżej przedstawiam listę potencjalnych pułapek tego etapu oraz sugestie jak można ich uniknąć.  

1.Definiowanie wymagań (nie)biznesowych 

Zdefiniowanie wymagań dla nowego systemu jest kluczowe. Tutaj potrzebne jest profesjonalne określenie wymagań biznesowych (np. z pomocą analityka), a kwestię ich technicznej realizacji pozostawić dostawcy. 

2. „Chcemy upraszczać, ale ta wizja zatrzymuje się na poziomie zarządu 

Zarządy oraz wyższa kadra menedżerska bardzo często deklarują chęć standaryzacji i wdrożenia uproszczeń. Zdarza się, że ta wizja nie schodzi w dół i osoby odpowiedzialne bezpośrednio za dane procesy są wręcz wrogo nastawione na zmiany. Aby temu zapobiec potrzebna jest komunikacja / zaangażowanie osób odpowiedzialnych za poszczególne obszary / przedstawicieli ról procesowych w Etap I procesu transformacji według zasady WIIFM (What’s in it for me?).  

3. „Zbierzmy jak najwięcej ofert 

Aby nie ryzykować straty dużej ilości godzin na analizy wielu ofert warto zastosować pewien zestaw kryteriów do oceny potencjału dostawców:  

  • Ustalić, czy rozwiązanie ma być od konkretnego producenta, którego systemy są już w firmie wykorzystywane, czy też z jakichś względów trzeba szukać innego.  
  • Jeśli nie ma preferencji w zakresie producenta oprogramowania, to warto określić klasę poszukiwanego systemu – czy ma to być światowy lider, czy może mała lokalna aplikacja 
  • Sprawdzić referencje rozwiązania. 
  • Sprawdzić certyfikaty (bezpieczeństwa, ISO, branżowe) dla rozwiązania / dostawcy. 
  • Zapoznać się ze strategią utrzymania i rozwoju systemu (jak często dostarczane są zmiany prawne / poprawki / nowe funkcje, czy trzeba za to dodatkowo płacić?) 
  • Jakie są warunki wsparcia technicznego. 
  • Zbadać dostępność wykwalifikowanych (certyfikowanych) konsultantów wdrożeniowych na rynku. 
  • Zweryfikować partnera wdrożeniowego.  
  • Przy analizie stopnia realizacji wymagań biznesowych warto wziąć pod uwagę, co oferuje standard danego produktu, a co trzeba będzie tworzyć na indywidulane zamówienie klienta 

4. „Jak zbierzemy oferty, to pójdziemy do Zarządu z pomysłem wdrożenia nowego systemu 

Zbieranie ofert w sytuacji, gdy nie ma kierunkowej decyzji zarządu na wdrożenie nowego systemu to zły sen dostawców. W 99% skutkuje brakiem decyzji o zakupie i stratą wielu godzin pracy po obu stronach. Sytuacja nie wystąpi, jeśli wcześniej zostanie zrealizowany Etap I procesu opisanego tutaj. 

5. Klient mówi: Ma być tanio, tudzież: ‘Ile to kosztuje i dlaczego tak drogo?” lub „To wszystko to samo, weźmy najtańszą ofertę”. 

Każdy wie, że tani produkt lub tania usługa jest jednoznaczna z jakimś ograniczeniemŁatwiej jest zaakceptować cenę, gdy rozpatrzy się pozycję rozwiązania, aspekty bezpieczeństwa, utrzymania, rozwoju, wsparcia technicznego, kompetencji konsultantów, standardowej funkcjonalności (szczegóły w punkcie 3 powyżej), wtedy zwykle widać, że w taniej ofercie brakuje pewnych elementów 

6. „Ma być szybko 

Szczególnie w sytuacjach, kiedy proces wyboru ciągnie się wiele miesięcy, presja na termin dostarczenia sukcesu rośnie. W takich sytuacjach pojawiają się oczekiwania skracania czasu trwania projektu, rozpoczęcia prac bez podpisania umowy, nieprzeciętnej dostępności konsultantów i realizacji prac w terminach wymagających od ludzi ciągłej pracy na podwyższonych obrotach. Bardzo dobrym podejściem w tej sprawie jest analiza szczegółowego harmonogramu projektu – zadań projektowych i decydowanie, co należy skrócić 

7. „HR z IT zrobią projekt 

Zdarza się, że klient nie docenia potrzeby zorganizowania formalnego zespołu wdrożeniowego po swojej stronie zakładając, że zespół HR przy jakimś wsparciu IT zrealizuje projekt. Tak jak po stronie dostawcy, tak i po stronie klienta potrzebny jest wykwalifikowany i właściwie umocowany kierownik projektów i członkowie zespołu wdrożeniowego, którzy będą w stanie dostarczyć określoną liczbę godzin pracy na rzecz projektu. 

8. Drakońskie warunki rozliczeń 

Drakońskie kary finansowe, oczekiwanie zapłaty całego wynagrodzenia po zakończeniu wielomiesięcznego projektu są czasami prezentowane jako elementy, które mają firmę IT ‘motywować’ do rzetelnej współpracy. Jest to błędne założenie. Do pracy motywuje poczucie sensu, celu, budowanie wartości i partnerska praca z zespołem klienta.  

Rzetelne rozważenie i wyważone działanie z uwzględnieniem zagadnień opisanych poniżej może pomóc sprawnie zrealizować ten etap transformacji cyfrowej.  

Efekt Etapu II:  

  • Wybrany system i partner wdrożeniowy 
  • Podpisana umowa na oprogramowanie i usługi 

W najbliższych tygodniach pojawi się ostatni tekst opisujący finalny etap wdrożenia narzędzi IT niezbędny do udanej transformacji HR.

Teresa Olszewska, Prezes Zarządu Gavdi Polska.

Podziel się informacją o wydarzeniu ze swoimi znajomymi!

Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedInEmail this to someone

Back to Top