Lepsza komunikacja, szybszy obieg informacji, uproszczenie procesów, czyli 3x tak dla cyfrowego obiegu dokumentów kadrowych

Project Description

Warszawa, 02.12.2016 r.

Lepsza komunikacja, szybszy obieg informacji, uproszczenie procesów, czyli 3x tak dla cyfrowego obiegu dokumentów kadrowych

Wiele firm, szczególnie tych o rozproszonej strukturze i dynamicznie rozwijających się, prędzej czy później staje przed koniecznością reorganizacji swoich procesów. W tym zakresie w znaczący sposób mogą pomóc rozwiązania IT, które nie tylko ułatwią pracę działu personalnego, ale również poprawią komunikację w firmie, czy przyczynią się do sprawniejszego obiegu informacji. Brzmi ciekawie? Między innymi na takie korzyści wdrożenia rozwiązań Gavdi wskazuje Grupa Impel.

Grupa Impel to lider w zakresie świadczenia kompleksowych usług outsourcingowych.  Od lipca tego roku, spółka korzysta z rozwiązania umożliwiającego cyfrowy obieg informacji oraz elektroniczną komunikację z pracownikami zewnętrznymi. Wdrożone przez Gavdi Polska rozwiązanie powiadamia o wysokości wynagrodzeń za pośrednictwem smsa, a elektroniczne paski płacowe oraz teczki osobowe, pozwalają na usprawnienie komunikacji z tysiącami zleceniobiorców i ograniczenie papierowego obiegu dokumentów. Jednak zanim doszło do wdrożenia, Grupa Impel borykała się z wieloma wyzwaniami.

Żmudne i złożone czynności czas uprościć

Blisko 80 tys. umów cywilno-prawnych, około 60 tys. wystawianych miesięcznie rachunków, 14 oddziałów, zleceniobiorcy rozproszeni w różnych lokalizacjach na terenie całego kraju, liczne wyjazdy służbowe kierowników do zleceniobiorcy pracującego w terenie, mnogość czynności po stronie koordynatorów biznesu, a także innych zaangażowanych osób – tak pokrótce można scharakteryzować największe wyzwania przed jakimi stanęła spółka. Dlatego też, szczególnie ważne dla firmy było wprowadzenie zmian, mających na celu usprawnienie i uproszczenie procesu związanego z przygotowywaniem rachunków płacowych, poprawę komunikacji z pracownikami zewnętrznymi Grupy Impel, jak również ograniczenie papierowego obiegu dokumentów, czasu potrzebnego na wykonanie czynności kadrowych, a przede wszystkim kosztów.

Rozwiązanie zastosowane w Grupie Impel powstało na bazie autorskich produktów Gavdi – ePaski oraz eTeczka. Dzięki systemowi wdrożonemu przez Gavdi Polska, zleceniobiorcy współpracujący z Grupą Impel w oparciu o umowy cywilno-prawne, 3 dni przed wypłatą wynagrodzenia pod koniec każdego miesiąca otrzymują smsa z informacją o jej wysokości i mają możliwość zweryfikowania przyznanej kwoty i zgłoszenia ewentualnych pytań. Na dalszym etapie, płace są sprawdzane, akceptowane i rozliczane w systemie SAP HCM, a 3 dni po otrzymaniu wynagrodzenia, pasek płacowy wystawiany jest na e-platformie, do którego dostęp ma każdy zleceniobiorca na podstawie indywidualnego hasła dostępu lub  otrzymują drogą mailową zaszyfrowany indywidualnym hasłem elektroniczny ePasek płacowy. Sposób dystrybucji paska płacowego zależy od możliwości i decyzji zleceniobiorcy. Jest on również  archiwizowany w jego elektronicznej teczce osobowej, która umożliwia działowi HR wgląd do dokumentów w każdej chwili. Samo wdrożenie elektronicznych pasków płacowych trwało zaledwie 3 miesiące.

To co było szczególnie ważne w tym wdrożeniu to także odpowiedni sposób dotarcia do każdego zleceniobiorcy i zakomunikowanie nadchodzących zmian. Pierwsze skrzypce  w procesie wyjaśniania istotnych kwestii związanych z funkcjonalnością platformy, grało Tele IBS, czyli wewnętrzne contact center spółki. Za jego pośrednictwem zleceniobiorcy mogli zgłosić swoje wątpliwości lub występujące problemy oraz zapytać o wszystkie kwestie związane z portalem pracowniczym i płatniczym.

Co się zmieniło?

Zdaniem Jolanty Durasiewicz,  Zastępcy Dyrektora Operacyjnego Procesów Kadrowo-Płacowych w IMPEL Business Solutions Sp. z o.o., różnice można zauważyć przede wszystkim na poziomie dystrybucji pasków płacowych oraz masowej akceptacji rachunków.  Teraz ten proces przebiega sprawnie, szybko, a przede wszystkim efektywnie. Skończyły się również liczne wyjazdy kierowników do różnych lokalizacji, ponieważ teraz w kwestii przekazywania rachunków zleceniobiorcom wyręcza ich system. W związku z tym mają oni więcej czasu na inne prace dodatkowe, wyjaśnianie pewnych rozbieżności, a także na lepszy kontakt ze zleceniobiorcami, a to właśnie na tym spółce zależało najbardziej. Nie mniej istotną korzyścią jest możliwość szybkiego dotarcia z informacją do dużej grupy pracowników rozproszonych geograficznie i pracujących w zmiennym trybie pracy, a także wyeliminowanie nieprawidłowości związanych z naliczaniem wynagrodzeń. Jest to ważny aspekt wdrożenia, ponieważ teraz system umożliwia zleceniobiorcy szybką reakcję na zgłoszenie ewentualnych nieprawidłowości dotyczących wysokości stawki.

 

Z sukcesem zakończone wdrożenie to kolejny już projekt zrealizowany przez konsultantów Gavdi w Grupie Impel. Dotychczas spółka skorzystała z narzędzia Gavdi eDeklaracje, rozwiązania do elektronicznego generowania i dystrybucji deklaracji podatkowych pracowników, Gavdi Replicator, służącego do tworzenia realistycznego środowiska testowego w systemie SAP HCM oraz z Gavdi Korekty ZUS, rozwiązania umożliwiającego prawidłowe przygotowywanie korygujących dokumentów ZUS bezpośrednio w systemie SAP.

***

Autor: Ireneusz Hołowacz – Dyrektor ds. Produktów Gavdi Polska S.A., firmy dostarczającej produkty i usługi w obszarze rozwiązań SAP HCM i SAP SuccessFactors. Ekspert w dziedzinie rozwiązań dla zarządzania kadrami.

 

Podziel się informacją o wydarzeniu ze swoimi znajomymi!

Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedInEmail this to someone

Back to Top