| |
|
|
|
Jak zabezpieczyć firmę przed utratą dokumentów? - Elektroniczne archiwum sposobem na ochronę danych.
W dobie wszechobecnej digitalizacji elektroniczna archiwizacja dokumentów w firmach wydaje się naturalnym krokiem w stronę sprawniejszej administracji i staje się wyznacznikiem bezpiecznej i nowoczesnej firmy. Wiele przedsiębiorstw wciąż jednak nie stosuje rozwiązań, które w obliczu takich wydarzeń jak tegoroczna powódź, mogłyby uchronić firmy przed utratą ważnych dokumentów i związanymi z tym konsekwencjami.
Podczas powodzi w 1997 roku w wyniku podtopień straty materialne poniosło 9000 firm. Bilans tegorocznego żywiołu prawdopodobnie będzie zbliżony do tego sprzed trzynastu lat. Przedsiębiorstwa w wyniku opadów i zalań tracą nie tylko cenny sprzęt i infrastrukturę, ale również dokumentację niezbędną do zapewnienia ciągłości funkcjonowania firmy. Dane przechowywane w dokumentach papierowych czy na dyskietkach, w kontakcie z falą powodziową zostają bezpowrotnie zniszczone. Rozwiązaniem doskonale chroniącym firmowe dane w przypadku takich zagrożeń jest elektroniczna archiwizacja dokumentów. Korzyści jakie daje digitalizacja archiwów są nie do przecenienia nie tylko w sytuacji kataklizmu, ale również w codziennym funkcjonowaniu każdej organizacji, która obraca dziesiątkami dokumentów. W przypadku chociażby dokumentacji pracowniczej zgodnie z polskimi przepisami pracodawca musi dla każdego pracownika prowadzić teczkę osobową o zawartości ściśle określonej wymogami prawa, a odpowiednie dokumenty przechowywać nawet przez 50 lat. W wielu przedsiębiorstwach taka dokumentacja nadal archiwizowana jest wyłącznie w wersji papierowej, w kartotekach, segregatorach i szafach, co często kończy się jej zagubieniem lub zniszczeniem.
Dzięki cyfrowej archiwizacji w każdej chwili można odtworzyć utracone papierowe dokumenty, które posiadają swoje kopie w formie elektronicznej. Minimalizujemy tym samym straty i zabezpieczamy ciągłość funkcjonowania firmy – komentuje Teresa Olszewska, Prezes Zarządu GAVDI Polska.
Sprawne zarządzanie przedsiębiorstwem opiera się na wymianie dokumentów i korespondencji w różnej postaci takiej jak wnioski, zaświadczenia, faktury, maile, pliki itd. Utrata tych danych generuje olbrzymie straty finansowe i prowadzi do zachwiania wiarygodności firmy. Dlatego też coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na implementację narzędzi informatycznych do zarządzania dokumentami. W wyniku wdrożenia cyfrowej archiwizacji wszelkie dokumenty elektroniczne oraz te tradycyjne, które zostały zdigitalizowane, trafiają do ściśle uporządkowanego archiwum. Takie rozwiązanie nie tylko minimalizuje zagrożenia związane z utratą danych, ale również wpływa na codzienne funkcjonowanie firmy. Dzięki wdrożeniom czas poświęcony chociażby na wyszukiwanie i przesyłanie papierowych dokumentów może skrócić się nawet o 30%. Co więcej, ilość dokumentów przesyłanych fizycznie z miejsca na miejsce może zostać znacznie ograniczona, co skraca czas trwania procesu przekazywania danych nawet o 70%.
Wymierną korzyścią płynącą z podjęcia decyzji o elektronicznej archiwizacji dokumentów w firmie jest nie tylko skrócenie czasu przeszukiwania akt, ale także poprawa jakości oryginalnej dokumentacji. Przy stosowaniu wersji elektronicznych nie występuje proces zużywania dokumentów w wersji papierowej. Minimalizujemy ryzyko zagubienia czy zniszczenia oryginałów, dokumenty można łatwo odzyskać nawet jeżeli ich papierowe wersje uległy zniszczeniu - dodaje Teresa Olszewska.
Korzyści z wprowadzenia elektronicznej archiwizacji jest wiele i w przypadku większości przedsiębiorstw taka inwestycja ma szansę nie tylko widocznie usprawnić funkcjonowanie przedsiębiorstwa, ale również zapewnić firmie bezpieczne funkcjonowanie w obliczu utraty papierowych archiwów. W codziennym zarządzaniu przedsiębiorstwem szybszy dostęp do dziesiątek dokumentów i mniej czasu przeznaczanego na czynności administracyjne oznacza wymierne oszczędności budżetowe i maksymalną wydajność firmy.
***
GAVDI Polska S.A. specjalizuje się w usługach konsultingowych, programistycznych oraz wsparcia aplikacji w obszarze SAP HCM oraz w obszarach powiązanych, takich jak: samoobsługa pracownicza i menedżerska, SAP Enterprise Learning, SAP e-Recruiting, Portal Korporacyjny oraz konsulting technologiczny.
GAVDI posługuje się własnymi autorskimi narzędziami wspomagającymi proces wdrożenia i utrzymania systemu SAP HR (narzędzia migracji danych, Replicator), oferuje produkty komplementarne do SAP HR (eDeklaracje).
GAVDI Polska dysponuje własnym Zespołem Konsultingowym, Centrum Rozwoju Aplikacji oraz Centrum Wsparcia Aplikacji. Firma zatrudnia 31 osób, w tym 29 konsultantów aplikacyjnych, technologicznych i programistów z wieloletnim doświadczeniem we wdrażaniu SAP HCM w firmach różnych branż, także wielopodmiotowych i rozproszonych geograficznie.
W okresie ostatnich dwóch lat z usług GAVDI skorzystało w Polsce ponad 70 firm, m.in.: ABB, Altadis, Bank BPH, Bank Zachodni WBK, Coca-Cola HBC, EDS, ENEA S.A., ENEA Operator, Grupa IMPEL, ISUZU, Ferrero, PKP CARGO, Przewozy Regionalne, Schneider Electric, Takata, Grupa UNIQA, Zakłady Drzewne Dobiegniew.
GAVDI Polska S.A. należy do międzynarodowej grupy GAVDI, wywodzącej się z Danii (centrala w Kopenhadze) i działającej także w Norwegii, Szwecji, Finlandii i Niemczech. Do początku 2008 r. firma działała pod nazwą Init. Więcej informacji: http://www.gavdi.pl
Kontakt:
GAVDI Polska S.A.
Teresa Olszewska
Tel. +48 606 998 010
e-mail: tol@gavdi.com
Monday PR
Ewa Mittelstaedt
Tel. +48 602 454 223
e-mail: ewa@mondaypr.pl
|
|
|